Kas Kecil/Petty Cash

Apa itu kas kecil?

“Kas kecil atau yang biasa disebut dengan petty cash adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.”

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa kas kecil adalah uang tunai yang dengan sengaja disisihkan oleh perusahaan untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.

Bagi kita yang sudah mengecap pendidikan setingkat SLTA/sederajat, pasti tidak asing dengan kata "Kas Kecil" karena memang materi itulah yang akan dipelajari, terutama jika kamu adalah pelajar kelas 11 jurusan Akuntansi.

Mengapa diperlukan kas kecil?

Kas kecil perlu diadakan di suatu perusahaan untuk membayar keperluan yang tidak membutuhkan cek. Misalnya, ongkos angkut sampah perusahaan yang hanya Rp10.000,00, apakah pihak perusahaan perlu pergi ke bank untuk menarik tunai uangnya atau menggunakan debit card untuk membayar sang petugas pembuang sampah? Tentunya sang petugas pembuang sampah akan dibayar secara kontan Rp10.000,00. Nah uang sejumlah itu akan masuk ke dalam jurnal kas kecil atau yang biasa juga disebut petty cash.

Berdasarkan penjelasan singkat di atas, apa saja fungsi kas kecil?

Ada 5 fungsi kas kecil, di antaranya :

1. Fungsi kas : untuk mengisi cek, meminta otorisasi (kekuasaan) terhadap cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian dana kas kecil.

2. Fungsi akuntansi : yaitu untuk pencatatan pengeluaran kas kecil, pencatatan transaksi, pencatatan kembali kas kecil, pencatatan pengeluaran dana kas kecil, dan pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi pemegang dana kas kecil : bertanggung jawab terhadap penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan kembali pengisian dana kas kecil.

4.  Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai : bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas kecil serta mempertanggung jawabkan pemakaian dana tersebut terhadap pemegang dana kas kecil.

5. Fungsi pemeriksa intern : bertanggung jawab terhadap penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas.

Sudah pahamkah kamu tentang alasan keberadaan kas kecil? 

Tentu saja. Intinya, kas kecil diperlukan untuk membuat jalan transaksi dan pemakaian dana kas besar tidak rumit catatannya. Namun tidak semua perusahaan menggunakan kas kecil, lho. Jadi, menurutku kas kecil ini bersifat opsional. Untuk beberapa perusahaan kecil, pemegang kas masih dapat mengatur keuangan perusahaan sekali pun pengeluarannya kecil, jadi kas kecil tidak diperlukan. Beda cerita jika perusahaannya adalah perusahaan besar. Pemegang kas besar akan kewalahan mengatur keuangan jika semua penerimaan dan pengeluaran dilimpahkan kepadanya. 

Sistem pencatatan kas kecil ada dua, yaitu : 

1. Sistem dana tetap (Imprest fund system), dan

2. Sistem dana tidak tetap (Fluctuation fund system).

Untuk penjelasan lebih rinci, kita akan masuk ke materi pencatatan kas kecil dengan sistem dana tetap dan pencatatan kas kecil dengan sistem dana tidak tetap.